En el momento en que una compañía decide traer a la organización a un colaborador de otro país, debe implementar un programa de movilidad eficiente para que el nuevo colaborador pueda rendir al 100% en el menor tiempo posible. Esto garantiza la continuidad de la operación y agiliza la trasferencia de conocimiento, que regularmente son los principales aspectos estratégicas de una reubicación.
Sin embargo, a pesar de ser crítico, la mayoría de las empresas no cuentan con la planificación necesaria para llevarlo a cabo con éxito. Esto es generalmente por evitar gastos adicionales en una operación, o porque no existe una visibilidad completa de lo que el proceso puede abarcar.
¿Cómo manejar la complejidad del proceso exitosamente?
Lo importante es no minimizar la complejidad, definir las políticas de reubicación y alinear socios expertos en cada etapa crítica del proceso a través de un programa de movilidad.
Al trabajar estos programas, es importante que se tomen en cuenta que existen tres ámbitos del nuevo colaborador que hay que manejar simultáneamente:
- Entorno laboral: El ambiente de trabajo y la facilidad con la que puede rendir eficientemente en sus labores.
- Infraestructura Personal: Si logra o no conseguir lo que requiere en términos de vivienda, colegio y necesidades particulares o especiales.
- Soporte emocional – familiar: Apoyo familiar en los diferentes aspectos de la reubicación.
Un buen programa de movilidad debe contar como mínimo, con los siguientes elementos:
1. Revisar la Política y/o establecer los beneficios:
En caso de que se tenga una política, revisar si los términos van de acuerdo con la realidad país, y solicitar las excepciones según sea necesario.
En caso de que no se cuente con una política, definir los beneficios según el tipo de colaborador o jerarquía del mismo (presupuesto de vivienda, soporte con colegios internacionales, etc.).
2. Definir los servicios:
Si contará o no con el apoyo de la compañía para recibir servicios de mudanza, migración, orientación de ciudad, búsqueda de casa y escuela, soporte de conyugue, apertura de cuenta bancaria, convalidación de licencia de conducir, etc, o si deberá gestionar su proceso por si mismo.
3. Definir el Proceso:
El proceso debe establecer los tiempos, comunicación, proveedores involucrados, y el orden general de cómo debe llevarse la reubicación.
4. Administrar Pagos a Proveedores:
Ya sea a los proveedores, al colaborador y/o desembolsos estructurados dentro del proceso. Se debe comunicar claramente el proceso de desembolso para evitar que haya inconvenientes que afecten el establecimiento del colaborador en forma dramática (perder una propiedad, el cupo de un colegio, etc).
5. Alinear Proveedores:
Migración, mudanza, reubicación, autos de alquiler, viviendas temporales, agencia de viajes, compañías de comunicaciones (celular), etc. La búsqueda se hace en función de las mejores condiciones para la compañía y colaborador.
6. Desarrollar la Estrategia de Comunicación al Colaborador:
La misma debe delimitar los beneficios brindados por la compañía, estableciendo los límites y el proceso de manejo de excepciones, según aplique. Debe ser lo suficientemente clara para evitar excesos o descontentos por parte del colaborador.
7. Establecer procesos de control y de acciones correctivas:
Se debe poder tener visibilidad de los procesos abiertos, con la opción de hacer ajustes si hay cambios en el país o estructurales que lleven a cambiar ciertas partes del proceso e implementar las acciones correctivas que se requieran.
El no tener un programa bien definido puede tener altos costos monetarios y de tiempo, al considerar el costo de oportunidad de la persona que no está rindiendo a su capacidad, y el costo de las personas tratando de resolver sin tener los conocimientos necesarios.
Así, hay dos formas de manejar todo el proceso:
1. Personal Interno:
De administrar el proceso internamente, tenga en cuenta lo siguiente:
- Disponibilidad para manejar en tiempo real la complejidad de un proceso de reubicación.
- Experiencia del personal interno en las diferentes áreas críticas del proceso:
Asistencia para conseguir vivienda y facilitar la negociación de términos, documentar detalladamente la entrada a una propiedad, asistir con la conexión de utilidades, ayuda en la selección de colegios cubriendo necesidades particulares o especiales, contar con soporte emocional para el colaborador y/o su familia, incluyendo choques culturales, manejar diferencias culturales que afecten el entorno laboral, estar al día con las regulaciones legales que puedan afectar el proceso migratorio, conocer los cambios que se generan para la obtención de una licencia de conducir, términos financieros generales de la reubicación, poder establecer claramente los siguientes pasos de cada uno de los procesos que maneja el colaborador, y logística de mudanza.
2. Tercerización del Proceso:
Al tercerizar es necesario seleccionar cuidadosamente a sus proveedores. Una selección debe tomar en cuenta no solo el precio del proveedor sino:
- La capacidad de alinearse a las políticas y estrategias de la compañía.
- El conocimiento del mercado para validar que las políticas estén alineadas a la realidad de país.
- El nivel de acompañamiento del proceso.
- La capacidad de educar al personal interno para lograr trabajar en equipo.
- La flexibilidad ante situaciones ambiguas.
- La forma de adaptar reportería según los requerimientos de la empresa.
Encontrar el equipo experto que maneje este proceso será crítico para lograr una reubicación exitosa, y así para proteger la inversión incurrida por la empresa al traer a un nuevo colaborador del extranjero.
